Reprendre le rythme sans reprendre les mêmes habitudes

La fin de l’été marque généralement le retour à un rythme plus soutenu. Les vacances se terminent, les équipes se reforment et les dossiers qui avançaient au ralenti retrouvent leur vitesse de croisière. Mais les dernières semaines ont peut-être aussi offert, sans qu’on s’en rende compte, un excellent test pour l’organisation du travail.

Les périodes de vacances ont cette particularité : elles viennent momentanément bouleverser les habitudes sur lesquelles repose le quotidien. Une personne s’absente deux semaines, les horaires se chevauchent moins, les réponses sont parfois moins immédiates. Ce qui fonctionne habituellement presque automatiquement doit soudainement fonctionner autrement.

Et c’est souvent à ce moment qu’on découvre à quel point certaines opérations reposent davantage sur les personnes que sur l’organisation elle-même.

Ce que l’on sait… sans jamais l’avoir écrit

Toutes les entreprises possèdent une quantité impressionnante de savoir qui n’existe nulle part ailleurs que dans la tête des personnes qui y travaillent. On sait quel fichier utiliser pour préparer un rapport, qui doit approuver telle dépense, à quel moment relancer un client, quelle exception s’applique à un fournisseur ou encore pourquoi une tâche qui semble simple doit toujours être effectuée d’une certaine façon.

Ce savoir informel n’est pas un problème en soi. Il serait d’ailleurs irréaliste, et probablement contre-productif, de vouloir documenter chaque geste posé dans une organisation. Le problème apparaît plutôt lorsque des activités importantes ne peuvent plus avancer dès que la personne qui détient l’information n’est pas disponible.

Les vacances permettent parfois de le constater assez rapidement. On cherche un document sans savoir où il est enregistré. Une demande reste sans réponse parce qu’on ignore ce qui avait été convenu avec le client. Une tâche récurrente est reportée au retour d’un collègue parce que personne d’autre ne sait vraiment comment l’effectuer. Dans d’autres cas, la personne absente demeure tout simplement joignable : elle répond à quelques messages, indique où trouver un fichier ou règle rapidement un problème.

Pris individuellement, ces petits dépannages paraissent anodins. Ensemble, ils révèlent toutefois une certaine fragilité : l’information existe, mais elle n’appartient pas réellement à l’organisation.

Ce qui dépend de vous… et ce qui a simplement fini par dépendre de vous

Pour un entrepreneur ou un gestionnaire, la distinction est particulièrement importante. Certaines décisions, certaines relations et certaines responsabilités doivent réellement demeurer entre les mains de la personne qui dirige l’entreprise. Ce n’est pas le signe d’une mauvaise organisation; c’est tout simplement son rôle.

L’enjeu est plutôt de distinguer cette dépendance légitime de celle qui s’est installée par habitude.

Si votre intervention est nécessaire pour prendre une décision qui engage l’entreprise, négocier avec un partenaire important ou orienter un projet stratégique, votre présence apporte une valeur difficilement transférable. Si elle est nécessaire pour retrouver une information, effectuer un suivi administratif, expliquer une procédure récurrente ou transmettre un document, la situation est différente.

Avec le temps, cette deuxième catégorie peut prendre beaucoup de place sans qu’on s’en aperçoive. Une tâche est faite rapidement « pour cette fois-ci », puis une autre. Une façon de fonctionner s’installe sans jamais être formalisée. Comme on sait comment faire et qu’il serait plus long, sur le moment, de l’expliquer à quelqu’un d’autre, on continue de s’en charger.

C’est efficace à court terme. Jusqu’à ce que l’accumulation de toutes ces petites responsabilités finisse par gruger une part considérable du temps disponible.

Et c’est peut-être là que la rentrée offre une deuxième occasion intéressante.

Reprendre le rythme… mais pas nécessairement toutes ses habitudes

Septembre a quelque chose d’un nouveau départ. Les projets reprennent, les calendriers se remplissent et les échéances de fin d’année, qui semblaient encore bien loin en juin, commencent soudainement à se rapprocher.

Le réflexe naturel est de reprendre là où on avait laissé. On rouvre les dossiers, on remet les rencontres à l’agenda, on recommence les suivis et, avec eux, toutes les petites habitudes qui composent nos journées.

Pourtant, une habitude n’est pas nécessairement une bonne façon de faire simplement parce qu’elle fonctionne.

Certaines tâches existent encore parce qu’elles ont toujours existé. Certains tableaux sont remplis sans que personne ne consulte réellement l’information qu’ils contiennent. Des données sont saisies à plusieurs endroits. Des rencontres récurrentes occupent une heure chaque semaine alors qu’elles pourraient parfois être remplacées par un suivi beaucoup plus simple. Des approbations passent systématiquement par la même personne sans qu’on sache vraiment pourquoi. Et certaines tâches continuent d’être effectuées manuellement alors que les besoins de l’entreprise ont évolué depuis longtemps.

Ces façons de faire ne créent pas nécessairement de problème suffisamment important pour attirer l’attention. Elles créent plutôt de la friction : quelques minutes ici, un courriel de plus là, une interruption, une double vérification, un petit délai. Rien de dramatique. Mais c’est justement parce que leur coût est diffus qu’elles peuvent rester en place pendant des années.

Avant d’ajouter, regarder ce qu’on pourrait enlever

À la rentrée, on parle beaucoup de planification. Nouveaux projets, nouvelles priorités, nouveaux objectifs, parfois nouveaux outils. On cherche naturellement ce qu’on pourrait ajouter pour être plus efficace.

La question inverse est peut-être tout aussi utile : qu’est-ce qu’on pourrait arrêter de faire, simplifier ou confier autrement?

Une tâche est-elle encore nécessaire? Une information pourrait-elle être consignée une seule fois plutôt que trois? Une approbation pourrait-elle être donnée selon des paramètres clairs plutôt que demandée systématiquement? Un processus pourrait-il être raccourci? Une responsabilité pourrait-elle être transférée à quelqu’un qui est mieux placé pour l’assumer?

Il ne s’agit pas de lancer un grand chantier d’optimisation chaque mois de septembre. Souvent, les changements les plus utiles sont beaucoup plus modestes. Mais pour les repérer, il faut d’abord accepter de remettre en question ce qui fonctionne « assez bien ».

C’est d’ailleurs souvent là qu’un regard extérieur devient utile. Quand on travaille de la même façon depuis longtemps, on ne voit plus nécessairement les détours. Ce qui semble évident à l’interne ne l’est pas toujours pour quelqu’un qui arrive avec un œil neuf, et les questions les plus simples sont parfois celles qui font ressortir les meilleures occasions d’amélioration.

Une rentrée pour reprendre le cap, pas seulement le rythme

Les dernières semaines ont peut-être mis en lumière quelques dépendances dans votre organisation. Le retour au rythme habituel en fera probablement disparaître les symptômes : tout le monde est de nouveau disponible, les réponses arrivent rapidement et les dossiers recommencent à avancer.

Ce serait facile d’en rester là.

Mais avant que l’automne soit complètement lancé, il peut valoir la peine de retenir ce que l’été a révélé — et d’en profiter pour regarder aussi ce que vous êtes sur le point de remettre en marche par simple habitude.

Pas besoin de tout revoir. Peut-être simplement de vous poser une question devant quelques-unes des tâches qui retrouveront bientôt leur place dans votre agenda : est-ce encore la meilleure façon de faire?

Parce que reprendre le cap ne veut pas nécessairement dire reprendre exactement la même route.